Breytingum fylgt eftir með námskeiði

Nýtt upplýsingakerfi Samherja hf. smám saman að komast í gagnið:

“Það sem mér finnst mikilvægast er að starfsmenn eru almennt mjög jákvæðir í garð þessara breytinga, það skiptir miklu máli,” segir Anna María Kristinsdóttir, starfsmannastjóri Samherja, um reynsluna af nýju upplýsingakerfi sem Samherji hefur verið að taka í notkun í áföngum. Um er að ræða svokallað SAP upplýsingakerfi, sem felur m.a. í sér fjárhags-, sölu-, framleiðslu-,  innkaupa- og launakerfi auk kerfis fyrir stjórnun starfsmannamála.

Fyrsti hlutinn í notkun sl. sumar
Í byrjun síðasta árs samdi Samherji við Nýherja hf. um kaup og uppsetningu á SAP-hugbúnaði sem tæki til flestra þátta í starfsemi félagsins. Fyrsti hluti kerfisins, svonefnd SAP X-press Mannauðslausn, var tekinn í notkun sl. sumar og hefur gefist vel. Þetta kerfi hefur að sögn Önnu Maríu virkað ágætlega, en það býður upp á ýmsa möguleika varðandi starfsmannaupplýsingar, t.d.menntun og námskeiðahald, vinnuumsóknir, ráðningamál o.fl.

Í Windows umhverfi
SAP-upplýsingakerfið, sem er þýskt, er eitt af stærstu upplýsingakerfum í heiminum. Það er smíðað í Windows umhverfi og því er unnt að færa upplýsingar úr því yfir í t.d. Microsoft Excel eða Word. Upphaflega var kerfið hugsað fyrir stórfyrirtæki, en nú er komin ný útgáfa af því fyrir meðalstór fyrirtæki. Nokkur hérlend fyrirtæki hafa tekið hluta þessa kerfis í notkun, en sú útfærsla sem sett hefur verið upp hjá Samherja, er sú viðamesta til þessa hjá íslensku fyrirtæki.
Eins og áður segir var sá hluti kerfisins sem heldur utan um starfsmannaupplýsingar tekinn í notkun sl. sumar og um liðin áramót var byrjað að keyra út úr því laun starfsfólks í landvinnslu Samherja, reikningsfærslur, sölu og birgðahald, innkaup og fjárhag.

Unnið að þriðja áfanga verkefnisins
Þriðji hluti verkefnisins lýtur að afkomugreiningu og  framleiðslu landvinnslunnar á Dalvík og Strýtu á Akureyri. Einnig er í þessum áfanga verið að smíða nýtt kerfi utan um launaútreikninga sjómanna, sem eru í mörgu frábrugðnir hefðbundnum launaútreikningum starfsfólks í landi. Sigursteinn Ingvarsson, verkefnisstjóri, segir að stefnt sé að því að þessum þriðja hluta verkefnisins verði lokið um mánaðamótin apríl-maí nk. “Þarna er um það að ræða að við tengjum SAP upplýsingakerfið við vigtakerfi Marels og með því móti fáum við aðgengilegar upplýsingar um framleiðsluna, frá því að hráefnið kemur inn í vinnsluna og þar til það er fullunnin vara á lager. Þetta er mikilvægur liður í rekjanleika afurðanna, sem kaupendur leggja í auknum mæli áherslu á,” segir Sigursteinn.

Hann segir að vissulega sé hér um að ræða miklar breytingar í tölvuumhverfi skrifstofufólks Samherja og eðlilegt að fólk sé töluverðan tíma að tileinka sér þær. “En mér finnst þetta hafa tekist mjög vel og starfsmenn eiga skilið mikið hrós fyrir hversu jákvæðir þeir hafa verið í garð þessara breytinga. Breytingum fylgir auðvitað alltaf aukið álag, en fólk hefur með mikilli jákvæðni tekist á við þær. Til marks um hversu viðamiklar breytingar hér eru á ferðinni get ég nefnt að upplýsingakerfum sem við höfum verið að vinna í fækkar úr átta niður í þrjú,” sagði Sigursteinn og bætti við að starfsmenn Nýherja ættu líka skilið rós í hnappagatið fyrir hversu vel þeir hafi staðið að málum.

Anna María Kristinsdóttir, starfsmannastjóri, tekur undir með Sigursteini hversu vel hafi gengið að taka hið nýja kerfi í notkun. “Fólk þarf að tileinka sér margt nýtt og eðli málsins samkvæmt gengur slík breyting ekki átakalaust. En mér finnst fólk hafa verið mjög jákvætt, sem vitaskuld hefur allt að segja í þessu sambandi,” segir Anna María. 

“Húslestur” dagsins úr bók dr. Spencer Johnson, “Hver tók ostinn minn” á kaffistofu skipaþjónustu Samherja í morgun.  Lesari er Kristín María Kjartansdóttir.

 “Húslestrar” úr “Hver tók ostinn minn?”
 Til þess að fylgja þessum breytingum eftir var í janúar efnt til námskeiðs fyrir skrifstofufólk Samherja og yfirmenn landvinnslu fyrirtækisins. Kristján M. Magnússon, sálfræðingur hjá Reyni ráðgjafastofu KMM ehf., ræddi um áhrif breytinga á starfsfólk fyrirtækja, mismunandi viðhorf og leiðir starfsfólks gagnvart þeim. Almennt var starfsfólk mjög ánægt með þetta námskeið og Anna María og Sigursteinn eru á einu máli um að það hafi í alla staði verið mjög gagnlegt.
Námskeiðið byggði Kristján á bók dr. Spencer Johnson, “Hver tók ostinn minn”. Eftir að námskeiðinu lauk hafa verið lesnir stuttir “húslestrar” úr bókinni í kaffitímum starfsfólks Samherja á skrifstofunni við Glerárgötu og þessa dagana eru lesnar morgunhugleiðingar úr bókinni í morgunkaffitíma starfsfólks skipaþjónustu Samherja! 

Ekki sjálfgefið að starfsfólk fyrirtækja sé jákvætt í garð breytinga
Kristján M. Magnússon, sálfræðingur, segir það hafa vakið athygli sína hversu vel hafi að þessum breytingum verið staðið og fólk hafi verið ágætlega undir þær búið. “Fólk hefur augljóslega fengið stuðning við hvert skref í þessu ferli og það er mjög jákvætt.  Sumir voru þó greinilega komnir lengra í að tileinka sér hið nýja kerfi en aðrir og ég ákvað því að byggja námskeiðið upp á því að skipta þátttakendum í hópa og skiptast á skoðunum og upplýsingum um kerfið. Þetta gaf að mínu mati góða raun,” sagði Kristján og bætti við að þekkt væri að starfsfólk fyrirtækja tæki umfangsmiklum breytingum í vinnuumhverfi misjafnlega vel.